Tipp R3: Drittmittel-Prozesse verbindlich organisieren

Gar nicht so selten gibt es in der Hochschulpraxis zwar eine fachlich kompetente Drittmittel-Richtlinie – ohne dass aber die organisatorischen Konsequenzen zu Ende gedacht sind.

In kleineren Hochschulen ist das Drittmittel-Management bisweilen ein Teil der Abteilung Finanzen/Controlling, der Forschungsförderung oder des Justiziariats – je nachdem wo eine engagierte Kollegin oder Kollege sich in die schwierige Materie eingearbeitet hat.

Worum geht es – zur Erinnerung noch mal die von uns modifizierte Abbildung über die verschiedenen Arten der Drittmittel nach Kaufmann/Tebben, WPg 2015, S. 527:

Für die Organisation des Drittmittelmanagements wichtig, dass verbindliche Prozesse festgelegt werden, die über den gesamten Lebensdauer jedes Drittmittelprojekts hochschulintern ablaufen sollten:

  • Wie das Projekt „offiziell begonnen wird“bin Zusammenarbeit zwischen den WissenschaftlerInnen (Projektleitung) einerseits und den verwaltenden Abteilungen für Forschungsförderung und Steuern/Finanzen sowie Rechtsabteilung rechtzeitig, im Idealfall bereits im Vorfeld einer etwaigen Angebotserstellung oder Vertragsverhandlung,
  • Ob das Forschungsvorhaben, das aus Mitteln Dritter finanziert werden soll, formal noch einem wissenschaftsstrategischen Hochschulgremium (z.B. dem/der Vizepräsident/in Forschung) zur Kenntnis oder zur Genehmigung vorzulegen ist.
  • Da die deutschen Hochschulen fast alle derzeit an Forschungsinformationssystemen (FIS) arbeiten, ist auch die Erfassung zur Anzeige des neuen Projekts hierin zu regeln.
  • Es könnte beispielsweise geregelt werden, ob lediglich für bestimmte Drittmittel-Projekte (z.B. Auftragsforschung mit Entgeltcharakter ) die Rechtsabteilung und/oder Steuern/Finanzen ihre Zustimmung erteilen sollten (langfristig im FIS), bevor die Präsidentin oder der Präsident den Antrag oder Vertrag unterzeichnet.
  • Demgegenüber könnte bei Anträgen für Drittmittel-Projekte mit Zuwendungscharakter (Antragsforschung in der Abbildung ) auf die Prüfung verzichtet werden. Auch in diesem Fall ist zu regeln, wer rechtswirksam für die Hochschule handelt (z.B. Unterzeichnung als Zuwendungsnehmer bzw. Vertragspartner durch die Präsidentin oder den Präsidenten).
  • Außerdem ist zu organisieren, wo und wie alle Dokumente des Drittmittel-Projekts (Zuwendungsbescheide, Fördervereinbarungen bzw.
    Drittmittelverträge) elektronisch abzulegen sind (DMS),
  • wie das Projekt verwaltet und abgerechnet werden soll,
  • wer, wie welche Controllingaufgaben zu erledigen hat.
  • wie das Projekt schließlich im Idealfall rechtskonform abgeschlossen werden sollte.

 

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